Bestelling afhandelen

Er is een bestelling binnengekomen. En nu? In deze handleiding loop je stap voor stap door alles wat er met een bestelling kan gebeuren: van oppakken en inpakken tot verzenden, en als het nodig is annuleren, retour nemen of geld terugbetalen.

Nieuwe bestellingen zien

Bij elke nieuwe bestelling krijg je een e-mail, op het Contact email adres dat je bij Instellingen → Profiel hebt ingevuld. In het dashboard zie je op drie plekken dat er een bestelling op je wacht:

• Het menu: naast Bestellingen staat een getal. Dat is het aantal bestellingen dat je nog moet verwerken, plus het aantal bestellingen waarvan de betaling is mislukt.
• Home, onder Vandaag doen: hier staat bijvoorbeeld "2 bestellingen verwerken", met hoe lang de oudste al openstaat en het totaalbedrag. Klik op Verwerk om precies die bestellingen te zien.
• Home, onder Nu actie: is een betaling mislukt, dan staat de bestelling hier met de knop Oplossen.

Of ga direct via het menu naar Bestellingen voor het volledige overzicht. Hoe dat overzicht werkt, lees je op Bestellingen.

Pakbonnen en facturen voor meerdere bestellingen

Heb je veel bestellingen tegelijk? Dan kun je in het overzicht in één keer alle pakbonnen of facturen uitdraaien:

1. Vink links de vakjes aan van de bestellingen die je wilt hebben. Met het vakje in de kopregel selecteer je alles. Via het pijltje ernaast selecteer je alle bestellingen met een bepaalde status, bijvoorbeeld alles wat Besteld is.
2. Klik rechtsboven op de knop die aangeeft hoeveel je hebt geselecteerd.
3. Kies Draai pakbon uit, Draai factuur uit, Download pakbon of Download factuur.

Met "uitdraaien" opent er één printvenster met alle documenten achter elkaar. Met "downloaden" krijg je de losse pdf-bestanden op je computer.

De bestelling openen

Klik op een bestelling. Je ziet dan:

• Bestel details van bestelling #...: de belangrijkste gegevens voor de stap waarin de bestelling zit. Bij een nieuwe bestelling zijn dat onder andere de klant, het mailadres, het telefoonnummer, de Betaalstatus, een eventuele Notitie van de klant en onder Bijlagen de pakbon en factuur. Zodra je de bestelling in behandeling neemt, zie je hier de gegevens die je nodig hebt om te verzenden: het Adres en de Verzendmethode. Wil je alles tegelijk zien? Klik dan op Alle besteldetails.
• Producten: wat de klant heeft besteld, met eventuele gekozen opties (zoals maat of kleur) en de prijzen zoals ze golden op het moment van bestellen. Daaronder het Subtotaal, de Verzendkosten, de BTW en het Totaal. Heeft de klant een kortingscode gebruikt, dan zie je die hier ook.
• Opmerkingen: hier kun je een bericht aan de klant sturen, bijvoorbeeld "Je bestelling wordt morgen verzonden". Typ je bericht bij Opmerking en klik op Verstuur.
• Tijdlijn: alles wat er met de bestelling is gebeurd, van oud naar nieuw. Onder de tijdlijn staat de knop om de bestelling naar de volgende stap te brengen. Op een computer staat de tijdlijn rechts, op je telefoon onderaan. De knop voor de volgende stap staat ook bovenaan de pagina.

Stap voor stap een bestelling verwerken

Een bestelling doorloopt een paar vaste stappen. Bij elke stap staat de knop voor de volgende stap klaar. Zo weet je altijd wat je moet doen.

Stap 1: Besteld

Een nieuwe bestelling heeft de status Besteld. De klant heeft besteld en, als hij online heeft betaald, is de betaling gelukt.

Mislukt de betaling, dan krijgt de bestelling de status Betaling mislukt en de betaalstatus Mislukt. Je hoeft zo'n bestelling niet te verzenden. Neem eventueel contact op met de klant.

Ga je met de bestelling aan de slag? Klik dan op In behandeling. Er opent een venster waarin je de pakbon meteen kunt printen met Print. Dat hoeft niet: je kunt de pakbon ook later nog printen. Klik op Door naar In behandeling.

Stap 2: In behandeling

Nu pak je de bestelling in. In het blok met de besteldetails zie je nu het adres van de klant en de verzendmethode die hij heeft gekozen. Moet het pakket verzonden worden, meld het dan aan bij je vervoerder, zoals PostNL of DHL.

Wat je daarna doet, hangt af van de verzendmethode.

Stap 3: Verzonden

De bestelling is verzonden (of opgehaald) en daarmee ben je klaar. In de tijdlijn zie je nog terug wanneer alles is gebeurd.

Annuleren, retour en terugbetalen

Soms loopt het anders. Een klant bestelt per ongeluk, verandert van gedachten of stuurt iets terug. Zo handel je dat af.

Een bestelling annuleren

Onderaan elke bestelling staat de knop Bestelling Annuleren. Je kunt een bestelling annuleren zolang hij niet al geannuleerd, geretourneerd of gecrediteerd is, en zolang de betaling niet is mislukt.

1. Klik op Bestelling Annuleren.
2. Het dashboard vraagt of je het zeker weet. Klik nogmaals op Bestelling Annuleren, of op Terug als je je bedenkt.
3. Heeft de klant online betaald (dus niet contant), dan opent direct het venster om het geld terug te betalen. Zie Geld terugbetalen.

Een retour aanmaken

Stuurt de klant een verzonden bestelling terug? Klik dan op Retour aanmaken. Er opent een venster met de vraag Reden van retour?. Vul bij Reden in waarom de bestelling terugkomt, bijvoorbeeld "Maat te klein". Deze reden is voor jezelf en komt in de tijdlijn te staan. Klik op de knop om door te gaan. De bestelling krijgt de status Geretourneerd.

Het geld terugbetalen doe je in de volgende stap.

Geld terugbetalen

Bij een geretourneerde bestelling staat de knop Crediteer bestelling. Klik erop om het geld aan de klant terug te storten. Er opent een venster Terugbetaling aanmaken voor bestelling #...:

• Bedrag van terugbetaling: hoeveel de klant terugkrijgt. Dat kan het hele bedrag zijn of een deel. Wil je bijvoorbeeld de verzendkosten niet terugbetalen? Vul dan het bedrag zonder verzendkosten in. Je kunt nooit meer terugbetalen dan de bestelling heeft gekost.
• Reden van terugbetaling: kies Aangevraagd door klant, Dubbele betaling of Fraude. Kies Fraude alleen als je denkt dat de betaling niet van de echte eigenaar van de rekening of kaart kwam.
• Extra reden: een eigen toelichting, voor jezelf.

Klik op Terugbetaling aanmaken. Stripe stort het geld terug naar de klant en de bestelling krijgt de status Gecrediteerd. Hoe lang het duurt voordat de klant het geld heeft, hangt af van zijn bank en de betaalmethode.

Overzicht van alle statussen

Je kunt ook de statussen In afwachting van betaling, Betaald, Aangemeld bij vervoerder of Voltooid tegenkomen. Staat een bestelling op Aangemeld bij vervoerder, klik dan op Verzonden zodra het pakket weg is. Bij een bestelling die Voltooid is, kun je net als bij Verzonden nog een retour aanmaken.