Reserveringen

Het scherm Reserveringen is je afsprakenboek. Alles wat klanten via je website bij je boeken, komt hier automatisch binnen. Je hoeft niets over te typen en niets bij te houden in een papieren agenda of een Excel-lijstje.

Wat er binnenkomt, hangt af van wat voor bedrijf je hebt:

• Heb je een kapsalon, dan zie je hier wie er morgen om 10:00 uur komt knippen en bij welke kapper.
• Heb je een yogastudio, dan zie je per les hoeveel mensen zich hebben ingeschreven en hoeveel matjes er nog vrij zijn.
• Heb je een B&B, dan zie je per kamer welke nachten bezet zijn en wie er komt logeren.

Vanuit dit scherm doe je ook alles wat je met een reservering wilt: een nieuwe aanvraag goedkeuren, een afspraak naar een ander moment verzetten, de klant bellen, bijhouden of er betaald is of een afspraak annuleren. De klant krijgt daarbij waar nodig vanzelf een e-mail. Die hoef je dus niet zelf te schrijven.

Waar vind je het?

Je vindt het scherm in het menu aan de linkerkant onder Reserveringen.

Staat dat menu-item er niet? Dan is de reserveringsmodule voor jouw bedrijf niet actief. Een module is een onderdeel van Appset dat je los kunt aanzetten, zoals een extra kamer in een huis. Neem contact op met Appset als je reserveringen wilt gebruiken, dan zetten wij het voor je aan.

Je kunt ook vanaf de homepagina een nieuwe reservering starten: klik op Aanmaken en kies Reservering. Je komt dan in het reserveringenscherm terecht en het venster voor een nieuwe afspraak gaat direct open (zie Handmatig een reservering aanmaken). Handig als er net iemand belt en je snel wilt noteren.

De weergaven

Bovenaan het scherm staan tabbladen, net als bij een map met tabbladen in een archiefkast. Elk tabblad laat dezelfde reserveringen op een andere manier zien. Je kiest de manier die het beste past bij wat je op dat moment wilt weten.

Welke tabbladen je ziet, hangt af van wat je aanbiedt. Je ziet alleen wat voor jou nuttig is:

Een sessie is in Appset een les of activiteit op een vast moment waar meerdere mensen aan meedoen, zoals een yogales op dinsdagavond of een workshop bloemschikken. Een kapper die één klant tegelijk helpt, heeft geen sessies maar losse afspraken.

Wat voor soort dienst iets is, stel je in bij Diensten. Maakt een B&B daar haar eerste kamer aan, dan verschijnt het tabblad Kamers vanzelf. Een kapper die alleen losse afspraken heeft, ziet alleen Alle afspraken en Agenda, en heeft dus geen last van tabbladen die hij niet gebruikt.

Alle afspraken

Dit is het tabblad dat je als eerste ziet. Het is een lange lijst van al je reserveringen, netjes per dag gegroepeerd. Boven elke dag staat een kopje zoals Vandaag, Morgen of de datum. Ideaal om 's ochtends even te kijken wat er vandaag op het programma staat.

Per regel zie je:

• de begintijd;
• de naam van de klant. Bij een groepsles staat hier de naam van de les en het aantal deelnemers, bijvoorbeeld Yoga voor beginners · 9 deelnemers;
• de dienst (bijvoorbeeld Knippen heren) en de medewerker (bijvoorbeeld Sanne). Bied je verschillende soorten aan, zoals losse afspraken én groepslessen, dan staat er ook bij of het een Afspraak, Sessie of Kamer is;
• rechts de status (staat de afspraak vast, of moet jij nog iets doen?), en zo nodig een rood label Niet betaald. Wat de statussen betekenen lees je bij Statussen.

Iedereen die zich voor dezelfde groepsles heeft ingeschreven, staat samen op één regel. Zo wordt je lijst niet twintig regels lang voor één yogales. Klik op een regel om de reservering te openen en alle details te zien.

Zoeken

Belt mevrouw De Vries met een vraag over haar afspraak? Typ dan in het zoekveld (Zoek op naam, e-mail, telefoon of dienst) gewoon "De Vries". Je kunt ook zoeken op een e-mailadres, een telefoonnummer, de naam van een dienst of de naam van een medewerker. De lijst past zich meteen aan terwijl je typt.

Filters

Naast het zoekveld staan vier knoppen. Daarmee kies je welke reserveringen je wilt zien, zoals je in een stapel papieren alleen de bovenste of alleen de rode mapjes pakt:

• Komend: alles wat nog moet komen of nu bezig is, van vroeg naar laat. Afspraken die niet doorgaan (geannuleerd, afgewezen of niet gekomen) laat deze lijst weg. Dit is de handigste lijst voor je dagelijkse planning.
• Wacht op akkoord: aanvragen waar jij nog ja of nee op moet zeggen. Kijk hier regelmatig, want de klant wacht op jouw antwoord.
• Niet betaald: reserveringen waarvoor nog geld openstaat. Handig om aan het eind van de week te controleren of iedereen betaald heeft.
• Alles: echt alles, ook afspraken uit het verleden en afspraken die niet doorgingen. De nieuwste staat bovenaan. Gebruik dit als je iets van een tijdje terug wilt opzoeken.

Vind je niets? Dan zie je Geen afspraken gevonden. Pas je zoekterm of filter aan. Kijk dan of er nog een zoekwoord in het zoekveld staat, of probeer het filter Alles.

Agenda

De agenda ziet eruit als een ouderwetse papieren agenda: links de uren (van 07:00 tot 22:00 uur) en daarnaast per dag blokjes voor elke afspraak. Zo zie je in één oogopslag hoe druk een dag is en waar nog gaten zitten.

Op een computer zie je standaard een hele week, op je telefoon één dag. Met de knoppen Dag en Week wissel je zelf.

• Met de pijltjes ga je een dag of week terug of vooruit. De knop Vandaag brengt je in één klik terug naar vandaag.
• Boven elke dag staat hoeveel afspraken er die dag zijn.
• Met de keuzelijst Alle medewerkers bekijk je de agenda van één medewerker. Een kapsalon met drie kappers kan zo bijvoorbeeld alleen de afspraken van Sanne tonen.
• Elke medewerker heeft een eigen kleur, zodat je meteen ziet wie welke klant heeft. Onder de knoppen staat welke kleur bij wie hoort. Een groepsles krijgt de kleur van de les.
• Een geel bolletje op een afspraak betekent Wacht op akkoord: jij moet nog ja of nee zeggen. Een rood bolletje betekent Niet betaald.
• Houd je muis even stil op een afspraak om alle details te zien. Klik erop om de reservering te openen.
• Hebben twee klanten tegelijk een afspraak, bijvoorbeeld bij twee verschillende kappers, dan staan ze naast elkaar.

Kies je één medewerker, dan zie je ook grijze vlakken met een stippellijn. Dat is tijd waarin die medewerker niet te boeken is, zodat je niet per ongeluk iets inplant op een moment dat diegene er niet is:

• Niet beschikbaar: buiten de werktijden;
• Pauze · niet boekbaar: de pauze tussen twee werkblokken, bijvoorbeeld de lunch;
• Vrije dag · niet boekbaar: een dag waarop de medewerker niet werkt;
• Afwezig · niet boekbaar: vakantie of ziekte.

Die tijden komen uit de werktijden en afwezigheid die je bij Medewerkerbeheer hebt ingevuld.

Sessies

Dit tabblad is er voor bedrijven met groepslessen of workshops, zoals een yogastudio, een sportschool met groepslessen of een atelier met schilderworkshops. Je ziet al je lessen van één week, ook lessen waar nog niemand voor ingeschreven is. Met de pijltjes blader je naar de vorige of volgende week.

Per les zie je de dag, de begintijd, de naam en de bezetting, bijvoorbeeld 8 / 12 bezet · 2 wacht. Dat betekent:

• 8 mensen komen;
• er zijn in totaal 12 plekken (dat maximum stel je in bij de dienst);
• 2 mensen hebben zich aangemeld maar wachten nog op jouw akkoord.

Een balkje laat in één oogopslag zien hoe vol de les is. Zo zie je snel welke lessen bijna vol zitten en welke nog wat extra reclame kunnen gebruiken.

Klik op een les om het overzicht van die les te openen. Daarin zie je:

• drie getallen: hoeveel deelnemers komen (en hoeveel plekken er zijn), hoeveel er wacht op akkoord en hoeveel geld er nog openstaand is;
• de lijst met deelnemers, elk met de status en of ze betaald hebben;
• een knop Accepteer naast elke deelnemer die nog op jouw akkoord wacht;
• onderaan de knop Alles accepteren, met tussen haakjes het aantal wachtende deelnemers. Handig als je voor de zaterdagochtendles vijf nieuwe aanmeldingen in één keer wilt goedkeuren. Iedereen die je accepteert, krijgt vanzelf een bevestigingsmail;
• onderaan de knop Deelnemer toevoegen, om zelf iemand in te schrijven die bijvoorbeeld aan de balie of telefonisch heeft geboekt (zie Handmatig een reservering aanmaken).

Klik op de naam van een deelnemer om zijn of haar reservering te openen, bijvoorbeeld om het telefoonnummer op te zoeken als de les onverhoopt niet doorgaat.

Kamers

Dit tabblad is er voor een B&B, pension, vakantiehuisje of klein hotel. Je ziet een week tegelijk, met per kamer een rij van zeven vakjes, één voor elke dag. Elk vakje staat voor de nacht die op die dag begint. Het vakje van vrijdag gaat dus over de nacht van vrijdag op zaterdag.

Elk vakje heeft een kleur:

• Bezet: er slaapt een gast;
• Wacht op akkoord: iemand wil de kamer boeken, maar jij moet nog ja of nee zeggen;
• Geblokkeerd: je hebt de kamer zelf dichtgezet, bijvoorbeeld voor een schilderbeurt;
• Vrij: de kamer is nog te boeken.

Rechtsboven elke kamer staat hoeveel nachten er die week nog vrij zijn. Onder de vakjes zie je de boekingen van die week: de aankomst- en vertrekdag, het aantal nachten, de naam van de gast, met hoeveel personen ze komen en de status. Klik op een boeking om hem te openen.

Een gast die zondagochtend vertrekt en een nieuwe gast die zondagmiddag aankomt, zitten elkaar niet in de weg. De vertrekdag telt niet als bezette nacht, precies zoals je dat in de praktijk ook doet.

Statussen

Elke reservering heeft een status. Dat is een label dat in één woord vertelt hoe het met de reservering staat: gaat hij door, moet jij nog iets doen, of is hij van de baan? Dit zijn de labels die je in het dashboard ziet:

Naast de status kan er een label over de betaling staan:

• Betaald: het geld is binnen.
• Niet betaald: er staat nog geld open én het is tijd om er iets mee te doen. Dat is zo als je de klant al een betaalverzoek hebt gestuurd, of als de afspraak al voorbij is. Een klant die volgende week komt knippen en dan aan de kassa afrekent, krijgt dit rode label dus nog niet. Er is dan ook nog niets aan de hand. Een aanvraag die nog op jouw akkoord wacht, krijgt het label ook niet: eerst ja zeggen, dan pas betalen.

Een gratis reservering, zoals een gratis proefles, krijgt nooit het label Niet betaald.

Een reservering openen

Klik in een van de tabbladen op een reservering. Op een computer opent die in een paneel aan de rechterkant, zodat je de lijst of agenda ernaast blijft zien. Op je telefoon schuift de reservering van onderen in beeld. Met het kruisje sluit je hem weer.

Bovenaan staan de naam van de klant, de status en eventueel het betaallabel. Daaronder vind je, van boven naar beneden, de onderdelen hieronder.

Accepteren of afwijzen

Heb je ingesteld dat je elke reservering eerst zelf wilt goedkeuren (zie Reserveringsinstellingen), dan staan bij een nieuwe aanvraag bovenaan twee knoppen:

• Accepteren: je zegt ja. De reservering is dan definitief en de klant krijgt vanzelf een bevestigingsmail.
• Afwijzen: je zegt nee. De klant krijgt vanzelf een mail dat de aanvraag niet doorgaat.

Je krijgt eerst nog een vraag of je het zeker weet, zodat je niet per ongeluk op de verkeerde knop drukt.

Voorbeeld: een B&B-eigenaar wil gasten eerst even bekijken voordat hij ze toelaat, of wil voorkomen dat iemand boekt terwijl hij die week zelf op vakantie is. Met accepteren en afwijzen houdt hij zelf de regie.

Wanneer, dienst en medewerker

Hier zie je de datum en de tijd (Wanneer), de Dienst (bijvoorbeeld Knippen en föhnen, met het aantal personen als dat er meer dan één is) en de Medewerker, als er iemand aan de afspraak gekoppeld is.

Een afspraak verplaatsen

Belt een klant dat ze donderdag toch niet kan en liever vrijdag komt? Dan verzet je de afspraak met de knop Verplaats naast Wanneer. Het venster Afspraak verplaatsen gaat open:

1. Kies een Dag.
2. Kies eventueel een andere Medewerker, of laat het op Geen voorkeur staan. Kan de klant alleen vrijdag en is haar vaste kapper dan vrij, dan kies je gewoon een collega.
3. Onder Vrije tijden zie je alleen de momenten waarop echt plek is. Appset houdt al rekening met werktijden, pauzes, vrije dagen en andere afspraken, precies zoals bij boeken op je website. Je kunt dus niet per ongeluk twee klanten op hetzelfde moment inplannen. De afspraak blijft even lang als hij was.
4. Klik op de gewenste tijd.
5. Laat Klant een e-mail sturen over de wijziging aangevinkt als de klant een mail met de nieuwe tijd moet krijgen. Heb je het al aan de telefoon afgesproken en wil je de klant niet nog een mail sturen, vink het dan uit.
6. Klik op Verplaatsen.

Staat er Geen vrije tijd op deze dag., dan is die dag vol. Kies een andere dag of een andere medewerker.

Contact met de klant

In het blok Klant staan het e-mailadres en het telefoonnummer. Met de knoppen ernaast bel je de klant meteen (handig op je telefoon) of open je een nieuwe e-mail aan de klant in je mailprogramma.

Akkoord met de voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn je huisregels op papier: wat gebeurt er als iemand te laat afzegt, wanneer moet er betaald worden, enzovoort. Je kunt klanten bij het reserveren een vinkje laten zetten dat ze het met die regels eens zijn.

Heeft de klant dat gedaan, dan staat het hier, bijvoorbeeld: Akkoord met de voorwaarden op 23 sep. 2026 14:05. Het woord voorwaarden is een link naar de voorwaarden waarmee de klant akkoord ging.

Voorbeeld: in de voorwaarden van een yogastudio staat dat je tot 24 uur van tevoren gratis kunt afzeggen. Zegt iemand een uur voor de les af en vraagt hij toch zijn geld terug? Dan kun je hier laten zien dat hij met die regel akkoord is gegaan, en wanneer.

Extra gegevens

Soms wil je iets extra's weten van een klant voordat die komt. Een yogastudio wil misschien weten of iemand blessures heeft, een kapper of iemand haar haar wil laten verven, en een B&B hoe laat de gasten ongeveer aankomen. Zulke vragen stel je in bij de dienst onder Vragen bij boeken. De klant beantwoordt ze tijdens het reserveren op je website.

De antwoorden zie je in het blok Extra gegevens. Een vraag die de klant heeft overgeslagen, staat erbij als niet ingevuld.

Belt de klant later met een aanvulling ("Ik kom toch pas om 20:00 uur aan")? Klik dan op Bewerken en pas het antwoord aan. Verplichte vragen hebben een rood sterretje. Klik op Opslaan om de wijziging te bewaren, of op Annuleren om niets te veranderen.

Heb je een vraag later van de dienst gehaald? Dan zie je het antwoord van de klant gewoon nog, met de vraag zoals die luidde toen de klant boekte. Er gaat dus niets verloren. De vragen zelf beheer je bij de dienst onder Diensten, in het onderdeel Vragen bij boeken.

Betaling

Het blok Betaling laat zien hoeveel de klant in totaal moet betalen. Heeft Appset voor deze reservering al een bestelling (een soort bon) gemaakt, dan staat het bestelnummer erbij. Klik erop om die bestelling te bekijken.

Staat het bedrag nog open, dan heb je twee knoppen:

• Markeer als betaald: gebruik dit als de klant bij jou contant of met de pin heeft afgerekend, bijvoorbeeld na de knipbeurt aan de kassa. De reservering staat dan op betaald en de klant krijgt een orderbevestiging (een bevestiging van de bestelling) per mail. Hiervoor moet de betaalmethode Contant aan staan bij je betaalinstellingen.
• Stuur betaalverzoek: de klant krijgt een e-mail met een link om online te betalen. Handig als een B&B-gast vooraf moet betalen, of als iemand vergeten is af te rekenen. Zodra de klant betaalt, springt de reservering vanzelf op betaald. Je hoeft dus niet zelf je bankrekening na te lopen. Hiervoor moet er een betaalmethode aan staan (bijvoorbeeld Op rekening) en moet de klant een e-mailadres hebben.

Bij een gratis reservering, of een reservering die niet doorgaat, zie je dit blok niet. Er valt dan niets te betalen.

Notitie

Onderaan staat een veld Notitie, voor dingen die je wilt onthouden over deze afspraak. Er zijn eigenlijk twee notities, en met het vinkje Zichtbaar voor de klant kies je welke je voor je hebt:

• Staat Zichtbaar voor de klant uit, dan schrijf je een interne notitie. Die ziet alleen jij en je team. Denk aan "Wil graag dezelfde kleur als vorige keer" of "Gevoelige hoofdhuid".
• Zet je Zichtbaar voor de klant aan, dan zie en bewerk je de notitie die de klant ook te zien krijgt. Denk aan "Parkeren kan achter het pand".

Let op: het zijn twee aparte notities. Zet je het vinkje om, dan zie je de andere notitie, niet dezelfde tekst. Je notitie wordt vanzelf bewaard zodra je buiten het tekstveld klikt. Een opslaan-knop is er niet.

Een afspraak annuleren

Helemaal onderaan staat de rode knop Afspraak annuleren. Gebruik die als een afspraak niet doorgaat, bijvoorbeeld omdat de klant heeft afgebeld of omdat jij ziek bent. Na bevestiging krijgt de reservering de status Geannuleerd en krijgt de klant vanzelf een annuleringsmail. Bij een reservering die al niet meer doorgaat, staat deze knop er niet meer.

Handmatig een reservering aanmaken

Niet iedereen boekt via je website. Belt een klant voor een knipbeurt, schrijft iemand zich na de les meteen aan de balie in voor volgende week, of boekt een gast een kamer via de telefoon? Dan voer je de reservering zelf in. Dat kan voor alle soorten diensten: losse afspraken, groepslessen en kamers. Zo staat alles toch op één plek en tellen deze reserveringen mee, zodat je niet per ongeluk dubbel boekt of een les overvol raakt.

Een kamer blokkeren

Wil je een kamer een paar nachten niet verhuren? Bijvoorbeeld omdat de badkamer wordt verbouwd, omdat je zelf familie te logeren hebt of omdat je een week dicht bent? Dan blokkeer je de kamer. Blokkeren betekent: de kamer tijdelijk op slot zetten, zodat niemand hem via je website kan boeken.

1. Ga naar het tabblad Kamers en klik rechtsboven op Kamer blokkeren.
2. Kies de Kamer.
3. Vul bij Eerste nacht de eerste nacht in waarin de kamer dicht moet.
4. Vul bij Weer vrij op de dag in waarop de kamer weer te boeken is. Dat werkt net als een vertrekdag: wil je de nachten van maandag, dinsdag en woensdag blokkeren, dan vul je bij Eerste nacht maandag in en bij Weer vrij op donderdag.
5. Vul eventueel een Reden in, zoals Onderhoud of Familie. Die zie je later terug in het overzicht, zodat je over een maand nog weet waarom de kamer dicht was.
6. Klik op Blokkeren.

De kamer is nu voor precies die nachten dicht, van de incheck- tot de uitchecktijd, net als bij een gewone boeking. Op je website kan niemand de kamer in die periode meer boeken.

Staan er in die periode al boekingen, dan zie je een gele waarschuwing met de namen van de gasten. Blokkeer je toch, dan blijven die boekingen gewoon staan. Appset zegt ze niet voor je af. Neem in dat geval zelf contact op met de gasten.

Blokkade opheffen: gaat de verbouwing sneller dan gepland? In het overzicht van de kamer staat de blokkade als regel Geblokkeerd, met eventueel de reden erachter. Klik op Opheffen en de kamer is weer te boeken.

Reserveringsinstellingen

De algemene instellingen van het reserveren vind je onder Instellingen → Reserveringen. Hier bepaal je hoe het reserveren op je website in grote lijnen werkt. Dit tabblad zie je alleen als de reserveringsmodule voor jouw bedrijf aan staat. Een overzicht van alle andere instellingen vind je op de pagina Instellingen.

Algemene reserveringen instellingen

• Reserverings module ingeschakeld?: hiermee zet je het reserveren op je website aan of uit. Ga je een paar weken met vakantie en wil je dat er helemaal niemand boekt? Dan kun je het hier tijdelijk uitzetten.

• Type van diensten voor reserveringen: het soort reserveringen waarmee je bedrijf werkt. Bijvoorbeeld Individuele afspraak (klant kiest een tijd) voor een kapper, Groepssessie (vaste tijden, meerdere deelnemers) voor een yogastudio of Boeken van een kamer voor een B&B. Dit veld kun je alleen bekijken, niet wijzigen. Appset stelt het voor je in. Moet het anders? Neem dan contact met ons op.

• Moeten reserveringen bevestigd worden?: staat dit aan, dan is een nieuwe reservering niet meteen definitief. Hij komt eerst binnen als Wacht op akkoord en jij beslist of je hem accepteert. Staat het uit, dan staat elke reservering meteen vast en hoef je niets te doen.

  Wanneer zet je dit aan? Een B&B die gasten eerst wil zien voordat ze boeken, of een fotograaf die per aanvraag wil kijken of het past, zet het aan. Een kapper met een volle agenda en vaste werktijden laat het meestal uit: dan hoeft hij niet elke boeking los goed te keuren.

• Akkoord met je algemene voorwaarden: hier zet je ook aan dat klanten bij het reserveren akkoord moeten gaan met je voorwaarden. Doet de klant dat, dan zie je het terug bij de reservering (zie Akkoord met de voorwaarden).

Kalender kiezen

Appset moet weten in welke agenda je reserveringen komen te staan. Heb je nog geen keuze gemaakt, dan zie je het blok Verbind met drie mogelijkheden:

• Verbind met Google kalender: gebruik je al de agenda van Google op je telefoon of computer? Dan komen je reserveringen daar ook in te staan. Appset kijkt dan ook in die agenda wanneer je bezet bent. Zet je er bijvoorbeeld een tandartsafspraak in, dan kunnen klanten op dat moment niet boeken. Je logt in met je Google-account.
• Verbind met Microsoft kalender: hetzelfde, maar dan voor de agenda van Microsoft (Outlook). Je logt in met je Microsoft-account.
• Gebruik Appset ingebouwde kalender: je reserveringen staan alleen in Appset, in dit reserveringenscherm. Klik op Gebruik Appset kalender. Dit is de eenvoudigste keuze als je geen andere digitale agenda gebruikt, of als je die niet wilt mengen met je werk.

Twijfel je? Kies dan de ingebouwde Appset-kalender. Je kunt later altijd nog overstappen.

Heb je gekozen voor Google of Microsoft, dan kies je daarna bij Standaard kalender in welke agenda de reserveringen terechtkomen. Veel mensen hebben er meerdere, bijvoorbeeld een privé-agenda en een werkagenda. Klik op Opslaan om je keuzes te bewaren.

Wil je de koppeling met Google of Microsoft weer verbreken, gebruik dan de rode knop Disconnect (Engels voor loskoppelen) onderaan het blok met de algemene instellingen. Daarna kun je opnieuw een kalender kiezen.

Instellingen per dienst

Veel dingen die bepalen wat een klant kan boeken, stel je niet hier in, maar bij de dienst zelf onder Diensten. Denk aan hoe lang een afspraak duurt, wat hij kost, hoeveel mensen er maximaal in een les passen, de in- en uitchecktijd van een kamer en de Vragen bij boeken. Wanneer welke medewerker te boeken is, regel je bij Medewerkerbeheer.

Veelgestelde vragen

Ik zie het tabblad Sessies of Kamers niet. Die tabbladen verschijnen alleen als je groepslessen of kamers aanbiedt. Maak bij Diensten een dienst aan van het type groepssessie of kamer, dan verschijnt het tabblad vanzelf.

Een geannuleerde afspraak is uit mijn agenda verdwenen. Dat klopt: de agenda laat alleen afspraken zien die doorgaan. Kies Alle afspraken en het filter Alles om ook geannuleerde, afgewezen en niet-gekomen reserveringen te zien.

Ik zie mijn kamerboekingen niet in de agenda. Kamerboekingen staan alleen in het tabblad Kamers, omdat een verblijf van meerdere nachten niet in een rooster met uren past.

Waarom staat er geen Niet betaald bij een onbetaalde afspraak? Een afspraak die nog moet komen, krijgt dit label bewust nog niet, omdat veel klanten ter plekke afrekenen. Het label verschijnt zodra je een betaalverzoek hebt gestuurd of als de afspraak voorbij is. Wil je toch alles zien waarvoor nog geld openstaat? Kies dan in Alle afspraken het filter Niet betaald.

Bij Markeer als betaald krijg ik een melding over de betaaloptie Contant. Zet de betaalmethode Contant aan bij je betaalinstellingen en probeer het opnieuw.

Het betaalverzoek lukt niet. Controleer of er een betaalmethode aan staat bij je betaalinstellingen (bijvoorbeeld Op rekening) en of de klant een e-mailadres heeft. Zonder e-mailadres kan Appset de betaallink nergens naartoe sturen.

Bij verplaatsen zegt het dashboard dat de medewerker al een afspraak heeft. Iemand anders heeft dat moment net geboekt. Kies een andere tijd of een andere medewerker.

Ik wil een deelnemer aan een sessie of een kamerboeking verplaatsen. Dat kan niet met de knop Verplaats. Annuleer de reservering en maak zelf een nieuwe aan (zie Handmatig een reservering aanmaken), of laat de klant opnieuw boeken.

Ik heb een kamer geblokkeerd, maar er staat nog een gast in. Een blokkade zegt geen bestaande boekingen af. Neem contact op met de gast en annuleer de boeking zelf als dat nodig is.

Nieuwe reserveringen komen binnen als Wacht op akkoord, maar dat wil ik niet. Zet onder Instellingen → Reserveringen de schakelaar Moeten reserveringen bevestigd worden? uit en klik op Opslaan. Nieuwe reserveringen staan dan meteen vast.

Hoe laat ik klanten akkoord gaan met mijn algemene voorwaarden? Dat zet je aan bij Instellingen → Reserveringen (zie Reserveringsinstellingen). Daarna zie je bij elke nieuwe reservering wanneer de klant akkoord heeft gegeven.