Instellingen

In Instellingen regel je de basis van je site. Denk aan je bedrijfsnaam en logo, je adres en openingstijden, wie er met je meewerkt, hoe klanten bestellen en betalen, en je abonnement bij Appset. Je stelt de meeste dingen hier één keer in en hoeft er daarna nog maar af en toe naar te kijken.

Op deze pagina lopen we alle tabbladen één voor één langs. Per onderdeel leggen we uit wat het doet, waarom je het zou gebruiken en geven we een voorbeeld. Je hoeft deze pagina niet in één keer te lezen: spring gerust naar het onderdeel dat je nodig hebt via de inhoudsopgave.

Zo kom je bij Instellingen

1. Log in op het Appset-dashboard. Het dashboard is de beheeromgeving van je site: de plek waar jij dingen aanpast, en die je bezoekers niet zien.
2. Kijk linksboven in het scherm. Daar staan het logo en de naam van je bedrijf. Klik erop en er klapt een klein menu open.
3. Kies Instellingen.

Je komt altijd eerst op het tabblad Profiel terecht. Bovenaan het scherm zie je een rij tabbladen, een soort mapjes. Klik op een tabblad om naar dat onderdeel te gaan.

Welke tabbladen zie je?

Niet iedereen ziet dezelfde tabbladen. Dat komt door modules. Een module is een onderdeel van Appset dat je wel of niet in je pakket hebt. Heb je bijvoorbeeld geen webshop, dan heb je ook geen instellingen voor bestellingen nodig, en dan laten we dat tabblad weg. Zo blijft het scherm overzichtelijk.

Mis je een tabblad dat je wel verwacht? Dan staat de module waarschijnlijk niet aan voor jouw site. Neem contact met ons op, dan kijken we samen wat er nodig is.

Profiel

Dashboard → Instellingen → Profiel

Het tabblad Profiel is het visitekaartje van je bedrijf. Wat je hier invult, gebruiken we op je site: je naam, je logo, je adres, je openingstijden. Klopt hier iets niet, dan klopt het ook op je site niet. Het is dus slim om dit als eerste goed in te vullen.

Het tabblad bestaat uit vier blokken onder elkaar: Algemene gegevens, Contact gegevens, Adressen en Talen. De eerste drie hebben elk een eigen knop Opslaan. Sla dus elk blok apart op als je in meerdere blokken iets hebt veranderd. Talen kun je alleen bekijken.

Algemene gegevens

Dit zijn de basisgegevens van je bedrijf.

Wat is een alt-tekst? Bij elke afbeelding kun je een alt-tekst invullen. Dat is een korte beschrijving van wat er op de afbeelding staat, bijvoorbeeld "Logo van Bakkerij De Korenaar". Blinde en slechtziende bezoekers laten hun computer de pagina voorlezen, en horen dan deze tekst. Google gebruikt de tekst ook om te snappen waar je afbeelding over gaat. Het kost je tien seconden en het helpt echt.

De knop Opslaan wordt pas klikbaar als je iets hebt veranderd. Ben je nog een afbeelding aan het uploaden? Wacht dan even tot die klaar is voordat je opslaat.

Voorbeeld: Je hebt een nieuw logo laten maken. Ga naar Profiel, klik bij Logo op de huidige afbeelding om hem te vervangen, kies het nieuwe bestand, vul als alt-tekst "Logo van [je bedrijfsnaam]" in en klik op Opslaan. Na een paar minuten staat het nieuwe logo op je site.

Contact gegevens

Hier geef je aan hoe klanten en Appset je kunnen bereiken.

Voorbeeld: Je wilt dat bestellingen binnenkomen op info@jouwbedrijf.nl, maar dat je boekhouder de facturen krijgt. Vul dan bij Contact email adres info@jouwbedrijf.nl in en bij Factuur email adres het adres van je boekhouder.

Adressen

Onder Adressen staan alle adressen van je bedrijf. Elk adres heeft een label:

• Contact adres: de plek waar je klanten ontvangt, zoals je winkel, salon of praktijk. Dit adres tonen we op je site, en hier horen je openingstijden bij.
• Factuur adres: het adres dat op facturen komt. Dat kan hetzelfde zijn als je contactadres, maar ook een ander adres, bijvoorbeeld je huisadres of een postbus.

Klik op Voeg nieuw adres toe om een adres aan te maken, of klik op een bestaand adres om het te bewerken. Er opent een venster met deze velden:

Via dit scherm kun je één contactadres aanmaken. Heb je er al een, dan kun je bij een nieuw adres alleen nog Factuur Adres kiezen.

Met Verwijderen haal je een adres weg, met Opslaan bewaar je je wijzigingen en met Annuleren sluit je het venster zonder iets te veranderen.

Openingstijden

Bij een contactadres stel je ook je openingstijden in. Die tonen we op je site, zodat klanten weten wanneer ze langs kunnen komen. Heb je de reserveringsmodule, dan zijn ze ook het startpunt voor de werktijden van je medewerkers (zie Medewerkerbeheer).

Zo werkt het:

• Elke dag van de week heeft een schakelaar. Zet hem op Geopend of Gesloten.
• Bij een open dag vul je een begintijd en een eindtijd in. Je kiest de tijden per kwartier.
• Ben je tussendoor even dicht, bijvoorbeeld tussen de middag? Klik dan op Extra tijd. Je krijgt dan een tweede tijdvak op dezelfde dag. Met het kruisje ernaast haal je een tijdvak weer weg.

Voorbeeld: Je winkel is op dinsdag open van 9:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 17:30. Zet dinsdag op Geopend, vul 09:00 en 12:00 in, klik op Extra tijd en vul 13:00 en 17:30 in.

Je kunt pas opslaan als elk tijdvak zowel een begin- als een eindtijd heeft. Blijft de knop Opslaan grijs? Kijk dan of je ergens een tijd bent vergeten.

Gesloten dagen

Naast je vaste openingstijden ben je soms uitzonderlijk dicht: een feestdag, je zomervakantie, een verbouwing. Die momenten zet je bij Gesloten dagen. Zo hoef je je gewone openingstijden niet aan te passen en weer terug te zetten.

1. Open je contactadres door erop te klikken.
2. Klik onderaan bij Gesloten dagen op Nieuwe gesloten dag.
3. Vul Start datum en tijd en Einddatum in. Een gesloten periode mag meerdere dagen beslaan.
4. Klik op Opslaan.

Voorbeeld: Je bent van maandag 21 juli tot en met zondag 3 augustus op vakantie. Kies als start 21 juli 00:00 en als einde 3 augustus 23:59.

In de lijst zie je alleen gesloten dagen die nog moeten komen. Oude gesloten dagen verdwijnen vanzelf uit beeld. Met het prullenbakje verwijder je een gesloten dag direct.

Talen

Onderaan het tabblad zie je in welke talen je website beschikbaar is. De taal met het label Standaard is de taal waarin je je website in de eerste plaats vult. Heb je één taal, dan staat er alleen die taal.

Dit blok heeft geen knop Opslaan: talen aan- of uitzetten doet Appset voor je. Een extra taal is een betaalde optie. Lees er meer over op Meertalige website.

Gebruikers

Dashboard → Instellingen → Gebruikers

Gebruikers zijn de mensen die samen met jou in het dashboard werken: collega's, medewerkers en beheerders. Werk je alleen, dan sta je hier waarschijnlijk alleen zelf.

Hier nodig je iemand uit, pas je zijn of haar gegevens aan, en leg je vast welke diensten iemand uitvoert, wanneer iemand werkt en wanneer iemand vrij is.

Bovenaan zie je twee tegels: Gebruikers (het aantal gebruikers) en Groepen van Gebruikers. Met die tweede tegel deel je je team in groepen in.

Dit onderdeel is zo uitgebreid dat het een eigen pagina heeft: Medewerkerbeheer.

Klanten

Dashboard → Instellingen → Klanten

Hier zie je iedereen die klant is bij je site. Je hoeft zelf niemand toe te voegen: een klant komt vanzelf in deze lijst zodra die een account aanmaakt op je site, of een bestelling of reservering plaatst.

Waarom zou je hier kijken? Bijvoorbeeld om snel het e-mailadres van een klant op te zoeken, om te zien of iemand al een account heeft, of om een klant die zijn uitnodiging kwijt is een nieuwe te sturen.

Bovenaan staan twee tegels: Klanten (het aantal klanten) en Groepen van Klanten. De lijst eronder toont per klant de naam, de profielfoto en het e-mailadres, tien klanten per pagina. Onderaan blader je naar de volgende pagina.

Een klant bekijken

Klik op een klant om de gegevens te openen. Onder Algemene gegevens zie je:

• Email: het e-mailadres van de klant.
• Naam: de naam van de klant.
• Omschrijving van gebruiker: een eventuele omschrijving.

Deze gegevens kun je alleen bekijken, niet aanpassen. Dat is bewust: de klant beheert zijn eigen gegevens. Zo weet je zeker dat je niet per ongeluk iets verandert aan het account van iemand anders.

Heeft de klant nog nooit ingelogd? Dan zie je de knop Opnieuw uitnodigen. Daarmee stuur je de e-mail om het account te activeren nog een keer.

Voorbeeld: Een klant belt dat ze de mail om haar account te activeren niet kan vinden. Zoek haar op in de lijst, open haar gegevens en klik op Opnieuw uitnodigen. Vraag haar ook even in haar map met ongewenste e-mail te kijken.

Klantgroepen

Met klantgroepen deel je je klanten in, bijvoorbeeld "Zakelijke klanten" of "Vaste klanten".

Een groep aanmaken:

1. Klik op de tegel Groepen van Klanten.
2. Klik op Klantgroep toevoegen.
3. Vul onder Nieuwe groep een Groepnaam in (verplicht) en eventueel een Omschrijving, zodat je later nog weet waar de groep voor was.
4. Klik op Opslaan.

In het overzicht zie je per groep de Groepnaam en Omschrijving. Klik op een groep om die te openen:

• De Groepnaam kun je achteraf niet meer veranderen. Wil je een andere naam, maak dan een nieuwe groep aan.
• De Omschrijving kun je wel aanpassen. Klik daarna op Opslaan.
• Onder Klanten in deze groep zie je welke klanten aan de groep gekoppeld zijn.
• Met Verwijderen haal je de groep weg. Je krijgt eerst de vraag of je het zeker weet.

Abonnement & Facturering

Dashboard → Instellingen → Abonnement & Facturering

Dit tabblad gaat over geld, in twee richtingen:

• Geld dat jij ontvangt van je klanten, als je een webshop hebt. Dat loopt via Stripe (zie hieronder).
• Geld dat jij betaalt aan Appset voor je abonnement.

Stripe account details

Dit blok zie je alleen als je de webshop-module hebt.

Wat is Stripe? Stripe is het bedrijf dat de betalingen op je site voor je afhandelt. Betaalt een klant met iDEAL of een creditcard, dan komt het geld eerst bij Stripe binnen. Stripe maakt het daarna over naar jouw bankrekening. Dat overmaken heet een uitbetaling. Stripe is een grote, betrouwbare partij die door veel webwinkels wordt gebruikt.

Omdat er geld via Stripe loopt, wil Stripe weten wie je bent. Dat is wettelijk verplicht, net zoals een bank je legitimatie vraagt bij het openen van een rekening. Dat controleren heet verifiëren.

In dit blok zie je vier stappen, met een vinkje bij elke stap die klaar is:

1. Verifieer: Stripe controleert wie je bent.
2. Betalingen: je kunt betalingen van klanten ontvangen.
3. Uitbetalingen: Stripe kan het geld naar je bankrekening overmaken.
4. Voltooid: alles is klaar, je kunt verkopen.

Onder de stappen staan drie knoppen:

• Financiëel overzicht brengt je naar het overzicht van je inkomsten. Lees daarover meer bij Financiën.
• Verifieer account kun je alleen aanklikken als Stripe nog iets van je nodig heeft. Je gaat dan naar een beveiligde pagina van Stripe om het aan te vullen, bijvoorbeeld een foto van je legitimatiebewijs.
• Update gegevens gebruik je als er iets verandert, bijvoorbeeld als je een nieuwe bankrekening hebt.

Stripe kan ook later nog eens om extra gegevens vragen, bijvoorbeeld als je meer gaat verkopen. Kijk dan weer even in dit blok. Een stap-voor-stap uitleg vind je in de handleiding Stripe Verificatie.

Abonnement

Hier zie je welk pakket je bij Appset hebt, met de prijs per maand en een korte omschrijving van wat erin zit. Je kunt hier niet zelf van pakket wisselen. Wil je meer of minder? Neem dan contact met ons op, dan denken we met je mee.

Met de knop Beheer open je een overzichtspagina van Stripe (die ook de betalingen voor Appset regelt). Daar zie je je abonnement en je betaalgegevens.

Automatisch incasso

Wat is automatisch incasso? Je geeft Appset toestemming om het bedrag van je abonnement elke keer automatisch af te schrijven. Net als bij je energierekening of je telefoonabonnement. Zo hoef je zelf niet aan betalen te denken.

• Heb je nog geen betaalmethode ingesteld, dan zie je direct een formulier. Kies hoe je wilt betalen (bijvoorbeeld met je bankrekening of een creditcard), vul je gegevens in en klik op Betaalmethode opslaan. Soms stuurt je bank je even door naar de eigen app of website om het te bevestigen. Daarna kom je vanzelf terug.
• Staat er al een betaalmethode, dan zie je die onder Betaalmethode ingesteld, bijvoorbeeld het merk en de laatste vier cijfers van je kaart. Met Betaalmethode wijzigen kies je een andere, met Annuleren laat je alles zoals het was.

Voorbeeld: Je bent overgestapt naar een andere bank. Klik op Betaalmethode wijzigen, vul je nieuwe rekeninggegevens in en klik op Betaalmethode opslaan. De volgende factuur wordt van je nieuwe rekening afgeschreven.

Facturen

Onderaan staat een lijst met je facturen van Appset. Per factuur zie je het nummer, de datum, een omschrijving, het bedrag en de status. Met Toon Factuur open je de factuur als pdf, bijvoorbeeld om hem door te sturen naar je boekhouder.

Bestellingen

Dashboard → Instellingen → Bestellingen

Dit tabblad zie je alleen als je de webshop-module hebt. Hier bepaal je de spelregels van je webshop: vanaf welk bedrag klanten mogen bestellen, hoe je de bestelling bij de klant krijgt, en hoe de klant betaalt.

Richt je voor het eerst een webshop in? Volg dan ook de handleiding Webshop Instellen. Die neemt je stap voor stap mee.

Algemene bestel instellingen

Waarom een minimum bestelbedrag? Als verzenden je bijvoorbeeld € 6 kost, is een bestelling van € 3 eigenlijk verlies. Met een minimum van bijvoorbeeld € 15 voorkom je dat.

Waarom voorraadbeheer? Zodat je niet per ongeluk iets verkoopt wat je niet meer hebt. Heb je nog 3 mokken en bestelt iemand er 2, dan staat de voorraad daarna vanzelf op 1.

Heb je al een bestand geüpload, dan kun je het met Download bekijken en met Verander vervangen door een nieuwe versie. Klik daarna op Opslaan.

Verzend methodes

Hier bepaal je hoe een bestelling bij de klant komt en wat dat kost. Denk aan verzenden met PostNL, afhalen in de winkel of zelf bezorgen.

In het overzicht staan methodes van hetzelfde soort bij elkaar. Onder een soort, bijvoorbeeld Afhalen of Eigen bezorging, zie je een of meer staffels.

Wat is een staffel? Een staffel is een prijs die geldt voor orders tussen twee bedragen. Zo kun je de verzendkosten laten afhangen van hoe groot de bestelling is. Bijvoorbeeld: tot € 50 betaalt de klant € 4,95 verzendkosten, vanaf € 50 is verzenden gratis. Dat zijn twee staffels.

Klik op Voeg nieuwe verzendmethode toe, of klik op een bestaande methode om die te bewerken:

Onder de velden staat in één zin voor welke orderbedragen de methode geldt, bijvoorbeeld "Beschikbaar voor orders vanaf €50". Zo kun je snel controleren of je het goed hebt ingesteld.

Voorbeeld: gratis verzending vanaf € 50. Maak twee methodes van het type PostNL:

1. Naam "Verzenden met PostNL", verzendkosten € 4,95, Geen maximum uit, beschikbaar tot orderbedrag € 50.
2. Naam "Gratis verzending", verzendkosten 0, beschikbaar vanaf orderbedrag € 50, Geen maximum aan.

Een klant met een bestelling van € 30 ziet dan de eerste, een klant met € 75 de tweede.

Voorbeeld: afhalen in de winkel. Maak een methode van het type Pickup, met de naam "Ophalen in de winkel" en verzendkosten 0. Zet bij de gemiddelde verzendtijd bijvoorbeeld "Binnen 1 werkdag klaar om op te halen".

Met Verwijderen haal je een methode weg. Je krijgt eerst de vraag of je het zeker weet.

Betaal methodes

Hier kies je hoe klanten kunnen betalen. Je ziet alle betaalmethodes die voor jouw site beschikbaar zijn, zoals iDEAL, creditcard, Bancontact (populair in België), Klarna (achteraf betalen), PayPal, Apple Pay, Google Pay, contant en pinnen. Bij elke methode staat een korte uitleg en, als die er zijn, de kosten per bestelling.

• Met de schakelaar Gebruik ... zet je een methode aan of uit. Dat wordt direct opgeslagen, je hoeft nergens anders op te klikken.
• Staat een methode aan, dan zie je het veld Weergavenaam. Dat is de naam die klanten zien bij het afrekenen. Pas je die aan, dan wordt de nieuwe naam opgeslagen zodra je buiten het veld klikt.
• De schakelaar bij creditcard kun je niet zelf omzetten.

Welke moet ik aanzetten? In Nederland betalen de meeste mensen online met iDEAL. Dat is dus een goede basis. Verkoop je ook aan Belgen, zet dan Bancontact aan. Let bij elke methode op de kosten die erbij staan.

Wat doet "Contant"? Met Contant kan een klant een bestelling plaatsen zonder meteen online te betalen. Handig als klanten hun bestelling in de winkel komen ophalen en daar afrekenen.

Pinnen (Tap to Pay)

Met Pinnen (Tap to Pay) gebruik je je telefoon als pinapparaat. Een klant houdt zijn bankpas of telefoon tegen jouw telefoon, en de betaling is gedaan. Je hebt dus geen los pinapparaat nodig.

Hiervoor is één extra stap nodig: een pinlocatie. Dat is het adres van de plek waar je pint, bijvoorbeeld de balie van je winkel. Stripe wil weten waar je telefoon als pinapparaat wordt gebruikt.

1. Zet Pinnen (Tap to Pay) aan.
2. Zie je de melding dat er nog geen pinlocatie is ingesteld? Klik op Instellen.
3. Kies een bestaande Locatie. Heb je er nog geen, klik dan op Nieuwe locatie toevoegen en vul een naam in (bijvoorbeeld "Balie Amersfoort"), je straat en huisnummer, postcode en plaats. Klik op Locatie aanmaken.
4. Klik op Opslaan.

Staat er een locatie ingesteld, dan zie je die naast de schakelaar. Met Wijzigen kies je een andere, bijvoorbeeld als je verhuist.

Kortingscodes

Dashboard → Instellingen → Kortingscodes

Dit tabblad zie je alleen als je de webshop-module hebt.

Wat is een kortingscode? Een woordje of code, zoals ZOMER10, dat een klant bij het afrekenen invult. De klant krijgt dan korting op zijn hele bestelling. Je kunt codes gebruiken voor acties, als bedankje voor vaste klanten, of om nieuwe klanten over de streep te trekken.

Het overzicht

In de lijst zie je per kortingscode:

Een kortingscode maken

1. Klik op Kortingscode toevoegen. Heb je nog geen codes, dan zie je de knop Nieuwe kortingscode.
2. Vul de velden in:

3. Klik op Opslaan.

De code werkt vanaf het moment dat je hem aanmaakt.

Voorbeeld: zomeractie. Je wilt de hele zomer 10% korting geven, maar alleen op bestellingen vanaf € 25. Maak de code ZOMER10, kies Percentage korting, vul 10 in, zet Tot op 31 augustus, laat het aantal keer op 0 (onbeperkt) en vul bij Minimum order bedrag 25 in.

Voorbeeld: de eerste 50 klanten. Je wilt € 5 korting geven aan de eerste 50 mensen die de code gebruiken. Kies Bedrag korting, vul 5 in, en zet Hoe vaak mag de code gebruikt worden? op 50. Na de vijftigste keer werkt de code niet meer.

Een kortingscode bekijken of verwijderen

Klik op een code in de lijst om alle gegevens te bekijken. Een kortingscode kun je achteraf niet meer aanpassen. Dat is bewust: zo verandert een code niet ineens terwijl klanten hem al gebruiken. Wil je toch iets anders, zoals een later einde of een hoger percentage? Maak dan een nieuwe code aan en verwijder de oude.

Verwijderen gaat zo:

1. Open de code en klik op Verwijderen.
2. Typ ter controle de kortingscode precies over. Zo weet je zeker dat je de juiste weggooit.
3. Klik op Verwijderen.

Reserveringen

Dashboard → Instellingen → Reserveringen

Dit tabblad zie je alleen als je de reserveringsmodule hebt. Daarmee kunnen klanten via je site een afspraak bij je maken, bijvoorbeeld voor een knipbeurt, een behandeling of een les.

In het kort stel je hier in:

• Reserverings module ingeschakeld?: de hoofdschakelaar. Staat hij uit, dan kunnen klanten niet reserveren.
• Type van diensten voor reserveringen: het soort afspraken dat je aanbiedt. Dit stelt Appset voor je in. Moet het anders? Neem dan contact met ons op.
• Moeten reserveringen bevestigd worden?: zet dit aan als je elke nieuwe afspraak eerst zelf wilt goedkeuren voordat hij definitief is.
• Akkoord met je algemene voorwaarden: zet aan dat klanten bij het reserveren akkoord moeten gaan met je voorwaarden. Bij de reservering zie je daarna wanneer de klant akkoord ging.
• Agenda koppelen: kies of je afspraken alleen in de agenda van Appset bijhoudt, of ook in je eigen Google- of Microsoft-agenda, zodat je ze op je telefoon ziet.

De volledige uitleg over deze instellingen en over het koppelen van je agenda lees je op de pagina Reserveringen.

Heb je je bedrijfsagenda aan Google of Microsoft gekoppeld? Dan kan elke medewerker ook zijn of haar eigen agenda koppelen. Hoe dat werkt lees je bij Medewerkerbeheer.